Cut to the chase

Een redesign voor MICE Operations: nieuw en toch vertrouwd

Als er intensief doorontwikkeld wordt aan een applicatie en er steeds meer functionaliteiten toegevoegd worden aan een systeem, dan komt er een moment dat je de structuur moet herevalueren. Staan functionaliteiten bijvoorbeeld wel op de plek waar je zou verwachten?

Datum
18 September 2023
Auteur
Timo van der Zanden

Bij MICE Operations is de layout in de afgelopen jaren nauwelijks veranderd, maar het pakket is wel steeds uitgebreider geworden. De grenzen van de layout kwamen dan ook al geruime tijd in zicht, maar met recente ontwikkelingen waren de grenzen écht bereikt. Tijd voor verandering!

Voor elke verandering en zeker voor een redesign geldt dat je bestaande gebruikers niet te veel wilt verwarren.

De doelstellingen

Met iedere ontwikkeling en nieuwe functionaliteit proberen we maximale impact te bereiken. Dat betekent dat we ons niet beperken tot de directe aanleiding, maar ook kijken wat we verder slimmer, beter of makkelijker kunnen doen. In het geval van dit redesign hadden we de volgende doelstellingen:

  • MICE eenvoudiger en toegankelijker maken voor nieuwe gebruikers en (voor gebruikers van de proefperiode) in één oogopslag laten zien wat MICE allemaal kan.

  • Het navigeren door het systeem efficiënter maken, ook voor de echte MICE-expert.

  • Een logische plek voor de kernfunctionaliteiten van MICE.

  • Veelvoorkomende supportvragen wegnemen.

  • Ruimte maken voor toekomstige functionaliteiten.

Uitdagingen

Voor elke verandering en zeker voor een redesign geldt dat je bestaande gebruikers niet te veel wilt verwarren. Maar met een snel groeiend product als MICE Operations wil je ook zorgen dat nieuwe gebruikers en leads het systeem snel leren kennen en ondervinden dat MICE alles biedt wat ze zoeken. Hierin zoeken we dus voortdurend naar de balans van optimaliseren, verbeteren en toch bekend en vertrouwd houden.

Het proces

MICE wordt inmiddels dagelijks gebruikt door duizenden eventprofessionals. Dat vraagt om een gedegen voorbereiding. Om tot het uiteindelijke resultaat te komen hebben we een proces van een aantal stappen doorlopen.

1. Inventarisatie

Als eerste stap hebben we de volledige (bestaande) navigatiestructuur in kaart gebracht. Dit resulteert in een soort boomstructuur van alle pagina’s en functionaliteiten binnen het systeem. Daarnaast hebben we alle feedback en supportvragen doorgenomen die gerelateerd zijn aan het navigeren door het systeem of de vindbaarheid en toegankelijkheid van functionaliteiten. Waar hebben gebruikers moeite mee of lopen mensen vast?

2. Navigatiestructuur

Vervolgens hebben we al deze informatie gecombineerd om tot een nieuwe pagina- en navigatiestructuur te komen. Zo hebben we bijvoorbeeld besloten om de verschillende planningsweergaven in het hoofdmenu op te nemen en taken ook een plek in het hoofdmenu te geven.

Ook hebben we in deze stap bekeken welke onderdelen we juist niet te veel zouden moeten veranderen, omdat gebruikers er op vertrouwen of erg gewend aan zijn. We zoeken hierin dus voortdurend naar de balans van verbeteren en het systeem toch vertrouwd houden voor de echte MICE-expert.

3. Layout-concepten

We waren er al vrij snel uit dat een pagina-indeling met het hoofdmenu aan de linkerkant uiteindelijk de meeste flexibiliteit zou bieden naar de toekomst toe, maar daarmee ben je er natuurlijk niet. Tijd dus om verschillende concepten uit te werken. Vervolgens hebben we deze concepten regelmatig besproken met het team van MICE.

4. Uitwerking definitief ontwerp

Nadat we een keuze hadden gemaakt voor één van de layout-concepten, zijn we aan de slag gegaan met een definitief ontwerp. Hierbij hebben we alle details uitgewerkt en verschillende scenario’s en schermen ontworpen. Hierbij hebben we er voor gekozen om ons in fase 1 te beperken tot de navigatiestructuur en de individuele functionaliteiten zoveel mogelijk ongewijzigd te laten.

5. Ontwikkeling

Voor een succesvolle lancering van het redesign moet alles natuurlijk kloppen. Het moet er goed uit zien, maar het moet vooral in alle situaties goed werken. Tijdens de ontwikkeling hebben we veel aandacht besteed aan de navigatie en uitvouwmenu’s. Door de oplossingen die we hiervoor hebben ontwikkeld kunnen gebruikers veel sneller door het systeem navigeren.

6. Lancering

Bij iedere update schenken we veel aandacht aan de communicatie van de wijzigingen, maar bij een redesign van een systeem dat mensen elke dag intensief gebruiken is dit nog veel belangrijker. Zo hebben we een extra vooraankondiging gedaan met de te verwachten wijzigingen en hebben we een rondleiding beschikbaar gemaakt om gebruikers door het redesign te leiden.

Het resultaat

Mede door de heldere communicatie, goede voorbereiding en het gebruik van bekende concepten was de lancering van het redesign een groot succes. Er zijn nauwelijks vragen over gekomen bij support en we hebben ook gemerkt dat een groot deel van de supportvragen zijn weg genomen. Daarnaast is het redesign echt het visitekaartje geworden van een volwassen product dat nieuwe gebruikers direct enthousiast maakt. Nu bereiden we ons voor op de volgende stappen in gebruiksvriendelijkheid en nieuwe features. 

Stay tuned!

Meer weten over MICE Operations? Check de website

0 bubbles popped